شرح وظایف واحد امور اداری
شرح وظایف سرپرست امور اداری و کارگزینی
➜ انجام فعالیت های لازم در زمینه پیاده کردن مفاد طرح طبقه بندی مشاغل دولت در مورد مستخدمین وزارتخانه و یا سازمان متبوع با همکاری واحد کارگزینی
➜ جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات در زمینه قوانین و مقررات اداری و استخدامی و نظارت بر حسن اجرای آن
➜ تشریک مساعی در تنظیم آئین نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های مورد لزوم در ارتباط با نیازهای سازمان متبوع
➜سازماندهی فعالیت‌های مربوطه و تقسیم کار و تعیین وظایف و حدود اختیارات و مسئولیت واحدهای تحت سرپرستی
➜ ایجاد زمینه های مناسب برای جذب نیروی انسانی متعهد و متخصص و کارآمد و نگهداری نیروهای لایق و شایسته موجود
➜ شرکت در کمیته ها، سمینارها و جلسه های مختلف و گزارش های لازم جهت استحضار مقام محترم اداری و مالی دانشکده
➜ هماهنگ نمودن فعالیت واحدهای تابعه با برنامه ها، هدف های مورد نظر و خط مشی کلی تعیین شده
➜ صدور دستورات لازم بمنظور ایجاد هماهنگی بین واحدهای تحت سرپرستی
➜ نظارت بر حسن امور بانک های اطلاعاتی و تهیه آمار های پرسنلی و نظارت و سرپرستی امور دفتری و بایگانی.
➜ بررسی و کنترل نامه‌های تهیه شده و پاراف آنها
➜ بررسی و رسیدگی به امور حضو و غیاب، عملکرد و ترفیعات
➜ بررسی و کنترل اجرای امور مربوط به سیستم جامع پرسنلی
➜ دریافت دستور و برنامه کار از معاونت اداری و مالی دانشکده
➜ شرکت در جلسات و مطرح کردن خط مشی های اموراداری
➜ تهیه گزارشات لازم و ارسال آنها جهت مافوق و نظارت بر کلیه کارهای عمومی
➜ سایر امور محوله از طرف معاونت مربوطه
➜ همکاری درون و برون بخشی ازجمله واحدهای تابعه معاونت آموزشی – پژوهشی دانشکده همکاری و تقویت ارتباطات اموراداری دانشکده باستاد دانشگاه منطبق با تشکیلات دانشکده
شرح وظایف کارپرداز
➜ پیگیری و هماهنگی انجام خرید اقلام و اجناس مورد نیاز حسب دستور مقام مافوق و در چارچوب ضوابط خرید و کارپردازی
➜ پیگیری اخذ استعلام بها در خصوص اقلام مورد نیاز از فروشندگان و تامین کنندگان معتبر
➜ تلاش و دقت برای گزینش بهترین نوع کالا و مواد برای خریداری
➜ تهیه نمونه کالا و ارائه به سرپرست مربوطه برای تطبیق با مشخصات آن
➜ کسب آگاهی دقیق از مشخصات فنی و نرخ اجناس جهت حصول اطمینان از تطابق با مشخصات اقلام درخواستی
➜ پیگیری و اقدام جهت حمل اجناس خریداری شده به انبار
➜ تحویل اجناس خریداری شده به انبار و دریافت رسید
➜ دریافت استعلام بها پس از تأمین اعتبار و دریافت تنخواه‌گردان لازم
➜ تنظیم سند هزینه از اجناس خریداری شده برابر با فاکتور
➜ ارائه اسناد و دریافت مجدد تنخواه‌گردان
➜ واریز حساب تنخواه گردان پس ار اتمام مبلغ به حسابدار و جمعدار مربوط و در خواست تنخواه گردان مجدد
➜ اقدام در مورد ثبت اجناس خریداری شده در دفاتر مربوطه
➜ انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
شرح وظایف مسئول دبیرخانه و نامه رسان
➜ تحویل نامه به کلیه واحدهای موجود در ساختمان دانشکده و دریافت رسید و امضاء از گیرنده نامه.
➜ ارسال دستی نامه، دریافت مکاتبات، نشریات، نامه‌های اداری، مدارک و احکام، دعوتنامه‌ها، و سایر مستندات و ثبت در دفتر رسید.
➜ ثبت کلیه نامه های ارسالی صادره در دفاتر مربوطه
➜ تفکیک و توزیع و تحویل مکاتبات و مستندات به گیرندگان آنها و دریافت رسید حسب نیاز
➜ عودت مستندات و نامه هایی که بنا بر دلایلی به گیرندگان مربوطه تحویل نشده است
➜ توزیع نشریات و مجلات بین مدیران و واحدهای مربوطه
➜ توزیع دعوتنامه ها و کارت های تبلیغاتی بین واحد های مجموعه
➜ بردن برخی از نامه ها و قراردادها به سایر دانشکده ها جهت گرفتن امضاء
➜ پاسخ به مراجعین جهت ردیابی در خواست های مربوط
➜ دریافت نامه ها، نشریات، پرونده ها، احکام ، دعوت نامه ها ، روزنامه ها، کتب، جزوات، امانات و توزیع آنها بین افراد واحدها ی مختلف و اخذ رسید در صورت لزوم
➜ مراقبت در نگاهداری اسرار محرمانه در حدود وظایف شغلی
➜ پیگیری تلفنی و حضوری ارباب رجوع و همکاران
➜ انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
شرح وظایف نماینده رفاهی
➜ پیگیری کلیه امور مربوط به بیمه تکمیلی درمان و اموال کارکنان دانشگاه؛
➜پیگیری تسهیلات رفاهی با اماکن اقامتی در مشهد و سایر شهرها
➜اطلاع رسانی سهمیه بندی و ثبت نام متقاضیان به منظور استفاده از اماکن اقامتی
➜انجام امور مربوط به پرداخت تسهیلات نقدی در قالب وام (تسهیلات نقدی خرید خودرو، خرید کالا و قرض الحسنه) به کارکنان دانشگاه؛
➜پیگیری کلیه امور مربوط به کارتهای رفاهی(سامان)
.
شرح وظایف متصدی امور دفتری و بایگانی➜ دریافت نامه‌ها, اوراق, پرونده‌ها و سایر مکاتبات رسیده
➜تفکیک کلیه نامه‌های صادره و ارسال آنها به واحدهای ذیربط و ارسال سوابق نامه‌ها برای بایگانی
➜شماره گذاری و برگ شمار نامه ها در پرونده ها
➜تفکیک, حفظ و نگهداری نامه‌ها, اوراق, اسناد, مدارک و پرونده‌ها براساس اصول صحیح و متناسب با روش‌های تعیین شده
➜انجام اقدامات لازم برای نگهداری و بایگانی کردن سوابق, اوراق, نامه‌ها و گزارشات و سایر اسناد و مدارک مربوط نظیر صورت‌برداری,
➜طبقه‌بندی, کدگذاری و بایگانی پرونده‌ها طبق دستورالعمل‌های مربوط
➜پیوست کردن پرونده‌ها یا سوابق مربوط به نامه‌ها طبق دستور
➜تبدیل پرونده‌های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مسول مربوطه
➜بایگانی و نگهداری کلیه سوابق کارکنان اداره کل به تفکیک ( رسمی، پیمانی، قراردای)
➜بایگانی کلیه گزارشات ارسالی از استانها به تفکیک معاونتها و حوزه های دانشگاه
➜بایگانی کلیه گزارشات مأموریتها مرخصیها و...ی کارکنان به تفکیک
➜انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق
شرح وظایف انباردار
➜ مدیریت و کنترل امور ورود و خروج، ثبت، نگهداری و کنترل موجودی انبار با رعایت ضوابط مربوطه
➜ تحویل و کنترل کالای وارده به انبار و امضا قبوض و فرمها و اسناد مربوطه
➜ کنترل کالاها از لحاظ انطباق کمی و کیفی با نمونه‌ها و مشخصات مندرج در حواله و اسناد و درخواستها در هنگام تحویل و تحول
➜ تعیین مکان مناسب برای انبار کردن انواع کالاها با توجه به نوع، وزن، حجم و میزان مصرف آنها
➜ رسیدگی به موجودی انبارها و آگاه کردن کارپردازان برای تجدید سفارش
➜ انجام مراقبتهای لازم در حفاظت و ایمنی انبارها برای جلوگیری از فساد، شکستگی و دیگر خطرات منجمله ایمنی در زمان آتش‌سوزی
➜ طبقه‌بندی و شماره‌گذاری اجناس و مواد انبار برای قراردادن آنها در مکان مناسب و در صورت نیاز الصاق برچسب به آنها
➜ رسیدگی به موجودیهای انبار و صورت‌برداری از کالاهای موجود در فواصل معین
➜ تهیه گزارش مالی انبار و قیمت اجناس ورودی به انبار و نیازمندیهای مربوطه
➜ انجام امور انبارگردانی و ارائه گزارشات ادواری و موردی از موجودی انبار به مسئولین مربوطه
➜ پیگیری نصب و راه اندازی سیستم های رایانه ای کنترل موجودی و انبار در مجموعه جهاد دانشگاهی
➜ شناسایی کالاهای راکد قبل از رسیدن تاریخ انقضاء آن و نیز خرید کالاهای مورد نیاز واحدها و شارژ انبار قبل از صفرشدن کالاها
➜ تطبیق کلیه درخواستها اعم از خرید یا حواله از انبار براساس موافقت مسئولین واحدها و امضاء ریاست یا معاونت پشتیبانی و هماهنگی با مدیر امور مالی
➜ مدیریت و حراست بر فضا های فیزیکی انبار و موجودی ها مطابق استانداردهای مربوطه
➜ انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق