شرح وظایف واختیارات در حوزه امور دفتری ( مسئول دفتر ریاست ):
➜تنظیم فهرست متقاضیان جهت ملاقات با ریاست و معاونین وتعیین ساعات ملاقات برای آنها
➜ تنظیم و پیگیری اوقات جلساتی که در دفتر ریاست مربوطه تشکیل میشود ومطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده درجلسه
➜پاسخگویی به مراجعین وراهنمایی آنها و درصورت لزوم فراهم آوردن امکان انجام درخواستهای متقاضیان ومراجعه کنندگان
➜پاسخگویی به خطوط تلفن و ارجاع به ریاست و معاونین
➜ پیگیری امورارجاعی از سوی سرپرست مربوطه وارائه گزارش لازم به ایشان
➜آماده کردن سوابق و پرونده های مربوط به جلسات برای اطلاع ومطالعه قبلی ریاست یا معاونین
➜ انجام اقدامات لازم درزمینه نگهداری وبایگانی پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها وسایر اسناد و مدارک واحد مربوطه درمحل های مخصوص طبق دستور
➜ توزیع و یا ارجاع نامه ها و یا گزارش ها و سایر مکاتبات بین کارکنان واحد مربوطه
➜استفاده از سیستم اتوماسیون جهت دریافت وارسال نامه های الکترونیکی
➜تهیه پیش نویس نامه های ارجاعی برحسب نیاز